Personalverwaltung

Die baerio GmbH Personalverwaltung

Die baerio GmbH Stammdatenverwaltung ist eine Anwendung auf Basis von MS Access mit einer aufwändig gestalteten, an das Layout von Webseiten erinnernden, Benutzeroberfläche. Da die Datenbank für den Einsatz im Unterricht an Berufsschulen bestimmt ist, sollte die Oberfläche gut strukturiert und intuitiv zu bedienen sein.
Durch den Einsatz aller Gestaltungsmöglichkeiten, die die neueren Access-Versionen ab 2010 bieten, mit farbigen Registern, Unterregistern, Mouseover Effekten und bedingter Formatierung wurde ein rundum gelungenes User Interface geschaffen, welches von den Schülern und Schülerinnen sehr gut angenommen wird.
Eine weitere Anforderung an das Programm war es, dass die Benutzeroberfläche zu 100% dem Corporate Design der baerio GmbH entsprechen sollte.

Um die Vertraulichkeit von Personaldaten abzubilden, hat die Personalverwaltung einen 'offenen Bereich', der allen Mitarbeitern zugänglich ist: die Kommunikationsdaten.
Daneben gibt es den Bereich vertraulicher Personendaten, welcher durch ein Passwort geschützt ist und den Zugriff nur autorisierten Personen erlaubt:

Nach Eingabe des korrekten Passworts gelangt der Benutzer in den geschützten Bereich der Personaldaten. Dieser Bereich gliedert sich in die Hauptbereiche Personaldaten, Entgeltdaten und Dokumentenverwaltung. Diese Hauptbereiche gliedern sich mit Hilfe verschachtelter Register in weitere Unterbereiche.

Als Beispiel für diese hierarchische Gliederung wird hier der Bereich 'Entgeltdaten' beschrieben:
Er gliedert sich in die Unterbereiche Steuermerkmale, Entgeltdaten, Sozialversicherung, Vermögenswirksame Leistungen, Bankverbindung und Arbeitszeit.

Dokumentenverwaltung

Die Dokumentenverwaltung bietet die Möglichkeit, für jeden Mitarbeiter bzw. jede Mitarbeiterin fünf Dokumente via Hyperlink zu verknüpfen.
Dies können beispielsweise Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse oder sonstige vertrauliche Dokumente sein.

Arbeitszeiten

Im Bereich des Registers Arbeitszeiten werden für jeden Mitarbeiter die Regelarbeitszeit, der Grad der Schwerbehinderung, Urlaubstage und Fehlzeiten erfasst.

Fehlzeitenerfassung

Für die Erfassung der Fehlzeiten steht ein eigenes Formular zur Verfügung:

Recherchieren und Filtern

Im Unterrichtsbereich ist es besonders wichtig, den Schülern umfangreiche Recherche- und Filtermöglichkeiten in den Stammdaten zur Verfügung zu stellen.
Deshalt verfügt die baerio GmbH Stammdatenverwaltung über drei separate Formulare, mit deren Hilfe die Datenbank nach folgenden Kriterien durchsucht werden kann:

Außerdem kann hier das Personalstammblatt des jeweiligen Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin ausdruckt werden.

Filter Persönliche Merkmale und Qualifikationen

Recherchieren und Filtern nach persönlichen Merkmalen und Qualifikationen.
Für alle Such- und Filterergebnisse steht ein automatisierter Export nach Excel zur Verfügung.

Filter Betriebliche Merkmale

Recherchieren und Filtern nach Betrieblichen Merkmalen.
Für alle Such- und Filterergebnisse steht ein automatisierter Export nach Excel zur Verfügung.

Filter Entgeltmerkmale, Urlaub und Fehlzeiten

Recherchieren und Filtern nach Entgeltmerkmalen, Urlaub und Fehlzeiten
Für alle Such- und Filterergebnisse steht ein automatisierter Export nach Excel zur Verfügung.

Änderungsprotokoll

Die Personalverwaltung verfügt über ein Änderungsprotokoll, mit dessen Hilfe alle Änderungen an den Daten nachvollzogen und vom Lehrpersonal kontrolliert werden können.
Das Änderungsprotokoll arbeitet formularspezifisch, d.h. alle Änderungen in einem bestimmten Formular werden protokolliert und in eine Tabelle geschrieben:

Über die Schaltfläche Änderungsprotokoll wird ein tabellarisches Formular geöffnet, welches alle Änderungen an den Daten dieses Formulars anzeigt:

Aufgezeichnet werden hier:
- der Name des Datenfeldes
- der alte Wert
- der neue Wert
- Datum und Uhrzeit der Änderung
- Name des am PC angemeldeten Benutzers
- Name des PCs

Die Liste der Änderungen kann bei Bedarf nach unterschiedlichen Zeiträumen gefiltert werden:

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